Авансовый отчет: сроки подачи и ответственность

Вступивший в силу 1 января 2011 года НК Украины внес изменения практически во все сферы изнедеятельности предприятий, в том числе и в сферу подотчетных отношений.
Выдача наличных средств под отчет наемным работникам — это обычная и часто встречаемая операция у всех субъектов хозяйствования, направляющих работников в командировку либо поручающих им закупить какие-то товары или оплатить стоимость услуг (работ).
Работодатель, который направляет в командировку своего работника или поручает ему выполнить отдельное гражданско-правовое действие, обязан обеспечить его денежными средствами на текущие расходы в виде аванса.
Возвратившись из командировки или выполнив поручение, работники обязаны отчитаться об израсходованных ими на эти цели денежных средствах. Сроки подачи отчета и возврата неиспользованных денежных средств установлены НК Украины.

В каких случаях необходимо составлять и подавать Авансовый отчет

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Авансовый отчет), необходимо составлять и подавать, если работнику выдавали аванс на командировку или средства под отчет на хозяйственные (производственные) цели, а также на расходы, связанные с исполнением некоторых гражданско-правовых действий.
Авансовый отчет составляют и в том случае, когда работник израсходовал собственные средства во время командировки или на хозяйственные нужды.
Сроки подачи Авансового отчета зависят от способа выдачи средств, полученных под отчет, а также целей и способов их использования (таблица).

№ п/п	Цель использования подотчетных сумм	Способ выдачи средств под отчет	Вид расчетов по средствам, полученным под отчет	Предельный срок для подачи Авансового отчета
1.	Командировка (в том числе производственно-хозяйственные нужды во время командировки)	Касса субъекта хозяйствования	наличные	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем окончания командировки (подпункт «а» пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины)
		Корпоративное электронное платежное средство	наличные	До окончания 3-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки (подпункт «а» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины)
			безналичные	Не позднее 10-ти банковских дней после окончания командировки* (подпункт «б» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины)
		Личное электронное платежное средство	наличные	До окончания 3-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки (подпункт «а» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины)
			безналичные	До окончания 3-го банковского дня, следующего за днем окончания командировки**
2.	Закупка сельскохозяйственной продукции и заготовка вторичного сырья (кроме металлолома)	Касса субъекта хозяйствования	наличные	На срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денежных средств под отчет (абзац 2 п. 2.11 гл. 2 Положения № 637)***
3.	Выполнение отдельных гражданско-правовых действий (решение производственно-хозяйственных вопросов)	Касса субъекта хозяйствования	наличные	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет (подпункт «б» пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины)
		Корпоративное электронное платежное средство	наличные
			безналичные
		Личное электронное платежное средство	наличные
			безналичные
Примечания. * При наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами). ** Перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными. Однако в НК Украины не установлены специальные правила для данного случая, поэтому в Письме № 2292/6/23-50.0214 ГНСУ утверждает, что если во время служебных командировок командированное лицо — налогоплательщик получил наличные с применением платежных карточек, в том числе с использованием личного специального платежного средства, он представляет отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки. *** Для всех прочих производственных (хозяйственных) расходов абзацем 2 п. 2.11 гл. 2 Положения № 637 отводится срок для подачи Авансового отчета — не более 2-х рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

Порядок налогообложение средств, выданных на командировку или под отчет, и не возвращенных в установленный срок

Если работник (налогоплательщик) не возвращает предприятию (налоговому агенту) сумму излишне израсходованных средств, ранее полученных под отчет, в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок возврата этих денег (до окончания 3-го или 5-го, а в отдельных случаях 10-го или 20-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента налогоплательщика, предоставившего средства под отчет), то такая сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц по правилам, приведенныму в п. 167.1 ст. 167 разд. IV НК Украины (п. 3 Порядка № 845).
В самом Авансовом отчете, утвержденном Приказом № 845, приведена формула расчета для удержания налога с доходов физических лиц:

НДФЛ = невозвращенная сумма х ставка налога.

Однако же в НК Украины предусмотрено, что при налогообложении излишне израсходованных средств необходимо применять «натуральный коеффициент», который рассчитывается в соответствии пп. 164.5. п. 164 разд. IV НК Украины по следующей формуле:

К = 100 : (100 — Сн),

где К — коэффициент;
Сн — ставка налога, установленная для таких доходов на момент их начисления.
В случае, если понятия, термины, правила и положения других актов противоречат понятиям, терминам, правилам и положениям НК Украины, для регулирования отношений налогообложения применяются понятия, термины, правила и положения настоящего Кодекса (п. 5.2. ст. 5 разд. I НК Украины).
Из вышеприведенного следует, что если сумма излишне израсходованных средств составляет, допустим, 100 грн, то начисленный на нее НДФЛ будет равен не 15 грн ( 100 грн х 15 %), как следует из формы Авансового отчета, утвержденного Приказом № 845, а 17,65 грн (100 грн : 0,85 х 15 %).
Таким образом, НК Украины регламентирует предельный срок между датой завершения выполнения отдельной гражданско-правовой операции и датой возврата неизрасходованных средств, полученных под отчет.
В то время как в п. 2.11 гл. 2 Положения № 637 регламентируется предельный срок между датой получения средств под отчет и датой завершения выполнения отдельной гражданско-правовой операции:
«Выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) необходимости на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет».
За превышение указанных сроков (превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности) налагается штраф в размере 25 %, выданных под отчет сумм, согласно абзацу 5 п. 1 Указа № 436.
Так как, НК Украины, Указ № 436 и Положение № 637 предусматривают разные сроки подачи Авансовых отчетов в случае выдачи средств под отчет для других производственных целей а также разные виды ответственности, то субъектам хозяйствования в данной ситуации необходимо ориентироваться не на максимальные, а минимальные сроки.
Ведь уплата НДФЛ из суммы излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, и соблюдение кассовой дисциплины — это несколько разные вещи, хотя и привязанные к сроку подачи Авансовых отчетов, но регулируются разными документами и предусматривают различные виды «наказаний».

Список использованных документов

НК Украины — Налоговый кодекс Украины
Указ № 436 — Указ Президента Украины от 12.06.1995 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности»
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637
Порядок № 845 — Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Миндоходов Украины от 24.12.2013 г. № 845
Приказ № 845 — Приказ Миндоходов Украины от 24.12.2013 г. № 845 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления»
Письмо № 2292/6/23-50.0214 — Письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214 «Относительно срока представления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет»
журнал "Консультант бухгалтера"